در فرآیند واردات رسمی، ثبت سفارش کالا نخستین و مهم‌ترین مرحله قانونی برای ورود کالا به کشور است. این مرحله شامل اعلام مشخصات کالا، فروشنده خارجی، شیوه پرداخت و مدارک مورد نیاز در سامانه جامع تجارت است. پس از انجام این ثبت، واردکننده یا شرکت بازرگانی برای ادامه روند تخصیص ارز و ترخیص، باید به‌طور منظم استعلام ثبت سفارش کالا را انجام دهد تا از وضعیت بررسی، تأیید یا رد آن اطلاع یابد.
استعلام ثبت سفارش کالا چیست و چه کاربردی دارد؟
استعلام ثبت سفارش به معنای بررسی آنلاین و دقیق وضعیت ثبت سفارش ثبت‌شده در سامانه جامع تجارت است. این استعلام به واردکننده کمک می‌کند تا:
- از صحت ثبت اطلاعات اطمینان حاصل کند
- متوجه شود سفارش در چه مرحله‌ای قرار دارد (در انتظار بررسی، تأیید، رد شده و…)
- مجوزهای لازم مثل استاندارد، بهداشت یا انرژی اتمی را پیگیری کند
- مراحل بعدی مثل دریافت تخصیص ارز یا اظهارنامه گمرکی را آغاز کند
چطور بفهمیم ثبت سفارش تأیید شده است؟
برای مشاهده وضعیت سفارش خود، کافیست وارد حساب کاربری‌تان در سامانه جامع تجارت شوید و مراحل زیر را طی کنید:
- به نشانی www.ntsw.ir مراجعه کنید
- وارد حساب کاربری شوید
- از منوی «مدیریت ثبت سفارش»، بخش «لیست سفارش‌ها» را انتخاب کنید
- سفارش مورد نظر را جستجو کرده و وضعیت آن را بررسی نمایید
چه اطلاعاتی در استعلام ثبت سفارش نمایش داده می‌شود؟
هنگام بررسی سفارش، اطلاعات زیر برای شما قابل مشاهده است:
شماره ثبت سفارش (کد ۸ رقمی): کدی یکتا است که پس از ثبت سفارش کالا در سامانه جامع تجارت به هر سفارش اختصاص داده می‌شود. این کد برای شناسایی، پیگیری و استعلام وضعیت سفارش استفاده می‌شود.
تاریخ ثبت و تاریخ اعتبار: تاریخ ثبت و تاریخ اعتبار نشان‌دهنده زمان شروع و پایان اعتبار ثبت سفارش هستند.
نوع ارز (نیمایی، بانکی، آزاد): نوع ارزی است که برای پرداخت هزینه واردات کالا استفاده می‌شود و بر اساس سیاست‌های ارزی کشور تعیین می‌گردد.
وضعیت دریافت مجوزها: نشان‌دهنده وضعیت مجوزهای مورد نیاز برای واردات کالا است که ممکن است شامل مجوزهای بهداشتی، استاندارد، قرنطینه، انرژی اتمی و سایر مجوزهای تخصصی باشد.
کشور مبدا و نام فروشنده خارجی
کد تعرفه گمرکی (HS Code): این کد برای شناسایی دقیق نوع کالاها در گمرکات بین‌المللی استفاده می‌شود. این کد به سازمان‌های گمرکی کمک می‌کند تا تعرفه‌های گمرکی، قوانین واردات و صادرات، و سایر مقررات مرتبط را به‌درستی و دقیق اعمال کنند.
وضعیت تخصیص ارز: مرحله‌ای است که در آن ارز مورد نیاز برای واردات کالا از بانک مرکزی یا بازار ارز تخصیص داده می‌شود. این وضعیت نشان می‌دهد که آیا واردکننده توانسته ارز لازم را برای ادامه مراحل ترخیص کالا دریافت کند یا خیر.
وضعیت سفارش (تأیید شده، رد شده، در انتظار بررسی و…): این وضعیت نشان‌دهنده موقعیت فعلی سفارش شما در سامانه جامع تجارت است. ممکن است سفارش به طور نهایی تأیید شده باشد، یا به دلیل نقص مدارک رد شده باشد، یا در حال بررسی برای تصمیم‌گیری نهایی باشد.
استعلام ثبت سفارش گوشی موبایل از طریق سامانه همتا
اگر کالای وارداتی شما گوشی تلفن همراه یا تجهیزات دارای کد IMEI است، پس از ثبت سفارش باید از طریق سامانه همتا وضعیت شناسه گوشی را نیز بررسی کنید تا از تطابق اطلاعات اطمینان یابید.
دلایل رد شدن ثبت سفارش کالا چیست؟
یکی از مواردی که در استعلام ممکن است با آن مواجه شوید، وضعیت «رد شده» برای سفارش است. دلایل رایج این اتفاق شامل موارد زیر است:
- نقص مدارک بارگذاری‌شده
- مغایرت اطلاعات کالا با کد تعرفه
- پایان اعتبار مجوزهای قبلی
- عدم دریافت تأییدیه از نهادهای ذی‌ربط (مانند سازمان استاندارد)
- اشتباه در انتخاب روش پرداخت یا حمل
مزایای پیگیری و استعلام منظم ثبت سفارش
پیگیری مستمر وضعیت ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت و سایر مراجع ذی‌ربط، نقش مهمی در موفقیت فرآیند واردات دارد. در ادامه، مهم‌ترین مزایای این اقدام را بررسی می‌کنیم:
کاهش احتمال دپوی کالا در گمرک: با پیگیری منظم، واردکننده از مشکلات احتمالی در ثبت سفارش (مانند نقص مدارک، اتمام زمان اعتبار ثبت یا تغییر بخشنامه‌ها) آگاه شده و قبل از رسیدن کالا به گمرک، اقدامات لازم را انجام می‌دهد. این کار باعث کاهش خواب کالا و جلوگیری از دپوی پرهزینه در انبارهای گمرکی می‌شود.
تسریع در تخصیص ارز: بانک مرکزی و سامانه نیما ارز را به سفارش‌هایی تخصیص می‌دهند که در وضعیت فعال و تأیید شده باشند. پیگیری مداوم موجب می‌شود فرآیند تخصیص ارز سریع‌تر انجام شود و تأخیرهای مالی در واردات به حداقل برسد.
آمادگی بهتر برای اظهار کالا در گمرک: استعلام وضعیت سفارش، امکان برنامه‌ریزی دقیق برای زمان اظهار کالا، تهیه مجوزهای لازم و هماهنگی با ترخیص‌کار را فراهم می‌کند. این موضوع موجب تسریع در فرآیند ترخیص و کاهش هزینه‌های انبارداری و معطلی می‌گردد.
مدیریت صحیح زنجیره تأمین: ثبت سفارش نقطه شروع زنجیره تأمین در واردات است. با نظارت منظم بر وضعیت آن، می‌توان زمان‌بندی واردات، حمل‌ونقل، توزیع و فروش را به‌درستی تنظیم کرد. این موضوع به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا از بروز کمبود کالا یا مازاد موجودی جلوگیری نمایند.
جلوگیری از ابطال یا انقضای ثبت سفارش: برخی ثبت سفارش‌ها دارای تاریخ اعتبار هستند. با پیگیری مستمر، در صورت نزدیک شدن به انقضا، امکان تمدید یا اصلاح سریع وجود دارد. همچنین در صورت وجود ایراد یا مغایرت، کاربر می‌تواند پیش از ابطال، آن را اصلاح کند.
افزایش دقت در اجرای مقررات و بخشنامه‌ها: با رصد مستمر سامانه‌ها، واردکننده از تغییرات بخشنامه‌ای یا ضوابط فنی جدید مطلع می‌شود و می‌تواند مدارک و مجوزها را مطابق با آخرین دستورالعمل‌ها آماده کند.
شرکت‌های بازرگانی چگونه در استعلام ثبت سفارش کمک می‌کنند؟
برای بسیاری از تجار تازه‌کار یا پرمشغله، همکاری با شرکت‌های بازرگانی یک راهکار هوشمندانه برای تسریع امور ثبت و استعلام است. این شرکت‌ها:
- مراحل ثبت سفارش را به‌درستی انجام می‌دهند
- به‌طور منظم وضعیت سفارش‌ها را استعلام می‌گیرند
- نواقص احتمالی را پیش از رد شدن، اصلاح می‌کنند
- در اخذ مجوزها و تخصیص ارز کمک می‌کنند
یکی از شرکت‌های فعال در این حوزه، شرکت قطعه بنیان آسمان است که خدمات ثبت، استعلام و ترخیص کالا را با دقت بالا انجام می‌دهد.
سوالات متداول
۱. آیا استعلام ثبت سفارش رایگان است؟
بله، در سامانه جامع تجارت این فرآیند برای کاربران ثبت‌نام‌شده کاملاً رایگان است.
۲. آیا می‌توان سفارش دیگران را استعلام گرفت؟
خیر، فقط دارنده حساب کاربری یا نماینده رسمی او امکان دسترسی به سفارشات را دارد.
۳. اگر ثبت سفارش تأیید نشد، چه باید کرد؟
باید دلایل رد را بررسی کرده، اشکالات را برطرف کرده و مجدداً ثبت را ارسال کنید.
پیشنهاد مطالعه مقاله: راهنمای ترخیص کالا از گمرک
جمع‌بندی
استعلام ثبت سفارش کالا یکی از بخش‌های حیاتی واردات موفق است. بدون پیگیری و بررسی مرتب، ممکن است سفارش شما در وضعیت ناقص یا رد باقی بماند و موجب تأخیر در تخصیص ارز یا ترخیص کالا شود. بنابراین پیشنهاد می‌کنیم همیشه پس از ثبت، از طریق سامانه جامع تجارت وضعیت سفارش را پیگیری کرده و در صورت لزوم، از مشاوران حرفه‌ای و شرکت‌های بازرگانی معتبر کمک بگیرید.
