ثبت سفارش کالا یکی از مهم‌ترین مراحل در فرآیند واردات به کشور است. بدون طی کردن این مرحله، هیچ کالایی اجازه ورود قانونی به کشور را نخواهد داشت. این فرآیند به معنای درخواست رسمی واردکننده برای دریافت مجوز واردات یک کالا از مبدأ خارجی است. ثبت سفارش در ایران از طریق سامانه جامع تجارت ایران انجام می‌شود و شامل مراحل مختلفی از دریافت پیش‌فاکتور تا تأیید نهایی توسط وزارت صمت می‌باشد.
چرا ثبت سفارش کالا مهم است؟
ثبت سفارش کالا، گامی اساسی در واردات قانونی است که علاوه بر کنترل و مدیریت واردات، مزایای متعددی برای کشور و واردکننده دارد که شامل:
- جلوگیری از ورود کالاهای ممنوعه یا ناسازگار با استانداردهای ملی
با ثبت سفارش، امکان کنترل کالاها فراهم شده و کالاهای غیرمجاز یا ناامن از ورود به بازار جلوگیری می‌شود. - امکان تخصیص ارز دولتی یا نیمایی
ثبت سفارش مجوز دریافت ارز رسمی یا نیمایی برای واردات کالا را فراهم می‌کند که باعث کاهش هزینه‌های ارزی می‌شود. - ردیابی دقیق ورود و خروج کالا در گمرکات
فرآیند ثبت سفارش به گمرک کمک می‌کند تا کالاها را به صورت دقیق ثبت و پیگیری کند و از قاچاق جلوگیری شود. - ثبت مالیاتی و حسابداری شفاف
با ثبت سفارش رسمی، اسناد واردات به‌صورت قانونی ثبت شده و فرآیندهای مالیاتی و حسابداری به شکل دقیق‌تری انجام می‌شود.
مراحل ثبت سفارش کالا
ثبت سفارش کالا یکی از مراحل حیاتی واردات است که از آماده‌سازی مدارک اولیه تا تأیید نهایی در سامانه جامع تجارت را شامل می‌شود. این فرآیند چند بخش اصلی دارد که به ترتیب توضیح داده می‌شود.
مراحل پیش‌نیاز ثبت سفارش
در این مرحله، مدارک و اطلاعات پایه برای شروع فرآیند ثبت سفارش آماده می‌شوند:
- اخذ پروفرما از فروشنده خارجی
پروفرما یا پیش‌فاکتور شامل مشخصات کامل کالا، قیمت، شرایط پرداخت و نحوه ارسال است و باید رسمی و دقیق باشد. - ثبت نام در سامانه جامع تجارت (www.ntsw.ir)
واردکننده باید در سامانه ثبت‌نام کرده و اطلاعات هویتی، شرکتی، بانکی و حوزه فعالیت خود را وارد کند. - اخذ توکن (گواهی امضا الکترونیکی)
توکن یک دستگاه امنیتی شبیه فلش‌مموری است که با رمزنگاری، امکان امضای دیجیتال اسناد را فراهم می‌کند. این ابزار برای احراز هویت و تأیید صحت اسناد ثبت سفارش ضروری است.
مراحل ثبت سفارش با استفاده از توکن
- ثبت اطلاعات پایه
وارد کردن اطلاعات کلی واردکننده و مشخصات اولیه کالا در سامانه. - بارگذاری پیش‌فاکتور و مدارک مورد نیاز
آپلود اسناد رسمی مانند پیش‌فاکتور، کارت بازرگانی و مجوزهای لازم. - انتخاب روش پرداخت
انتخاب روش پرداخت شامل نقدی، حواله بانکی، اعتبار اسنادی (LC) و سایر روش‌های معتبر. - تأیید نهایی توسط وزارت صنعت، معدن و تجارت (صمت)
بررسی و تأیید مدارک و اطلاعات توسط مسئولان مربوطه و صدور مجوز ثبت سفارش.
مراحل تکمیلی ثبت سفارش
- ثبت اطلاعات فروشنده خارجی
وارد کردن مشخصات فروشنده شامل شماره ثبت، آدرس، شماره تماس و ایمیل در سامانه. - اخذ شناسه کالا
دریافت کد شناسایی یکتا برای هر کالا جهت رهگیری در سامانه. - تهیه تعهدات مورد نیاز
ارائه تعهدات بانکی، ارزی، گمرکی و استانداردهای لازم برای واردات.
ادامه مراحل ایجاد ثبت سفارش
- اطلاعات اصلی
شامل کد تعرفه کالا، شرح، وزن، تعداد، ارزش، کشور مبدأ و مقصد. - اطلاعات گمرکی و حمل و نقل
مشخص کردن مرز ورودی، نوع حمل‌ونقل (زمینی، هوایی، دریایی) و نوع بسته‌بندی کالا. - اطلاعات مالی و بانکی
ثبت روش پرداخت، بانک عامل، نوع ارز، نرخ ارز و منبع تأمین ارز (نیمایی، آزاد یا بانکی). - ثبت کالاهای پرونده
لیست کامل کالاهایی که در یک سفارش ثبت شده‌اند همراه با جزئیات کامل. - بارگذاری مستندات پرونده
شامل پیش‌فاکتور، مجوزهای واردات، گواهی امضا (توکن)، کارت بازرگانی و سایر اسناد مورد نیاز.
مدارک مورد نیاز ثبت سفارش کالا
برای انجام ثبت سفارش کالا در سامانه جامع تجارت، ارائه برخی مدارک الزامی است تا فرآیند قانونی واردات به درستی طی شود. این مدارک بسته به نوع کالا و شیوه واردات ممکن است کمی تفاوت داشته باشند، اما مدارک زیر از اصلی‌ترین آن‌ها هستند:
| عنوان مدرک | توضیحات مختصر |
|---|---|
| کارت بازرگانی | مجوز فعالیت قانونی برای واردات و صادرات کالا |
| گواهی ارزش (پیش‌فاکتور یا Proforma) | شامل اطلاعات فروشنده، نوع کالا، مبلغ، شرایط حمل و پرداخت |
| معرفی‌نامه بانکی یا روش تأمین ارز | نوع پرداخت (ارز نیمایی، حواله، بدون انتقال ارز و…) |
| گواهی استاندارد (در صورت نیاز) | برای کالاهایی که مشمول مقررات استاندارد اجباری هستند |
| مجوزهای مربوط به سازمان‌های ذی‌ربط | مانند وزارت بهداشت، وزارت کشاورزی، سازمان غذا و دارو و غیره |
| قبض انبار یا برگه ترخیص | بسته به مرحله واردات ممکن است مورد نیاز باشد |
انواع ثبت سفارش کالا
در ثبت سفارش کالا، روش‌های مختلفی وجود دارد که بسته به نوع معامله، شرایط پرداخت و وضعیت واردکننده متفاوت است. در ادامه با انواع ثبت سفارش کالا و توضیح کوتاه هر کدام آشنا می‌شوید.
ثبت سفارش واردات در قبال صادرات
این نوع ثبت سفارش به واردکنندگان اجازه می‌دهد تا در ازای صادرات کالا، مجوز واردات دریافت کنند. بدین معنی که مقدار یا ارزش صادرات انجام شده، به عنوان وثیقه برای واردات محسوب می‌شود. این روش به تسهیل مبادلات تجاری و حفظ تعادل ارزی کمک می‌کند.
ثبت سفارش بدون انتقال ارز
در این روش، ثبت سفارش کالا بدون استفاده از ارز رسمی کشور انجام می‌شود و معمولاً برای کالاهای خاص یا در شرایط اضطراری کاربرد دارد. واردکننده می‌تواند از منابع ارزی جایگزین یا بدون نیاز به تخصیص ارز دولتی، ثبت سفارش انجام دهد. این نوع ثبت سفارش اغلب محدودیت‌ها و شرایط خاصی دارد.
ثبت سفارش اعتبار اسنادی (LC)
ثبت سفارش با اعتبار اسنادی به این معناست که بانک واردکننده، ضمانت پرداخت وجه کالا را به فروشنده خارجی ارائه می‌دهد. این روش ریسک عدم پرداخت را کاهش می‌دهد و اعتماد طرفین معامله را افزایش می‌دهد. اعتبار اسنادی معمولاً در معاملات با مقادیر بالا و روابط تجاری جدید کاربرد دارد.
پیشنهاد مطالعه:
رفع تعهد ارزی صادرکنندگان در قبال واردات غیر
رفع تعهدات ارزی واردکنندگان در قبال صادرات غیر
هزینه ثبت سفارش واردات کالا چقدر است؟
- هزینه کارشناسی و بررسی وزارت صمت
هزینه‌ای است که بابت بررسی مدارک، تأیید مشخصات کالا و صدور مجوز ثبت سفارش در سامانه جامع تجارت از سوی وزارت صنعت، معدن و تجارت دریافت می‌شود.
- هزینه دریافت توکن یا تمدید آن
برای ورود امن به سامانه جامع تجارت، باید یک توکن (رمز امنیتی) دریافت یا تمدید شود که هزینه خرید یا تمدید سالانه دارد. - هزینه صدور یا تمدید کارت بازرگانی
برای ثبت سفارش رسمی، داشتن کارت بازرگانی الزامی است و هزینه آن بسته به مدت اعتبار و نوع عضویت متغیر است. - هزینه مشاوره یا خدمات شرکت‌های بازرگانی
اگر فرآیند ثبت سفارش را به شرکت‌های بازرگانی یا ترخیص‌کاران بسپارید، هزینه‌ای بابت مشاوره، پیگیری و انجام مراحل اداری دریافت می‌شود.
ثبت سفارش کالا از چین چگونه است؟
ثبت سفارش کالا از چین یکی از مراحل کلیدی واردات به ایران است که از طریق سامانه جامع تجارت انجام می‌شود. این فرآیند شامل آماده‌سازی مدارک، دریافت مجوزهای لازم و ثبت دقیق مشخصات کالا می‌باشد. شرکت قطعه بنیان آسمان با تجربه گسترده در حوزه بازرگانی، خدمات کامل ثبت سفارش و ترخیص کالا از چین را به‌صورت حرفه‌ای انجام می‌دهد.
برای آشنایی کامل با مراحل واردات کالا از چین کلیک کنید.
ثبت سفارش واردات کالا در سامانه جامع تجارت
سامانه جامع تجارت ایران به آدرس ntsw.ir بستری یکپارچه برای مدیریت فرآیندهای واردات و صادرات فراهم کرده است. از طریق این سامانه، کاربران می‌توانند ثبت سفارش کالا، پیگیری وضعیت، و دریافت تأییدیه‌های لازم را به‌صورت آنلاین انجام دهند. این سامانه نقش مهمی در تسهیل و شفاف‌سازی تجارت خارجی ایفا می‌کند.
اعتبار مجوز ثبت سفارش واردات کالا
اعتبار مجوز ثبت سفارش کالا معمولاً ۹۰ روز (سه ماه) از تاریخ صدور است. در این مدت، واردکننده باید اقدامات لازم برای تأمین ارز، حمل کالا و دریافت مجوزها را انجام دهد. در صورت لزوم، این اعتبار تا دو بار و هر بار ۳۰ روز قابل تمدید است.
واردات بدون ثبت سفارش کالا امکان‌پذیر است؟
واردات کالا بدون ثبت سفارش در شرایط عادی امکان‌پذیر نیست، زیرا ثبت سفارش پیش‌نیاز قانونی برای واردات رسمی است. این فرآیند تضمین می‌کند که کالا مجوزهای لازم را داشته و تخصیص ارز به‌درستی انجام شده باشد. در غیر این صورت، کالا ممکن است در گمرک متوقف یا ضبط شود.
فرآیند حسابداری ترخیص کالا
فرآیند حسابداری ترخیص کالا شامل ثبت هزینه‌های مربوط به واردات مانند عوارض گمرکی، مالیات، هزینه حمل و هزینه‌های جانبی است. سپس این هزینه‌ها به‌صورت دقیق در دفاتر مالی ثبت و با حساب‌های مربوطه تطبیق داده می‌شود.
نکات مهم برای ثبت سفارش موفق
- اطلاعات کالا را دقیق و با کد تعرفه صحیح وارد کنید.
- از مشاور ثبت سفارش کمک بگیرید.
- مجوزهای لازم را از ابتدا تهیه کنید.
- از شرکت‌های معتبر استفاده کنید.
نتیجه‌گیری
ثبت سفارش کالا، نخستین و ضروری‌ترین مرحله برای واردات قانونی است. اجرای دقیق مراحل و همکاری با متخصصین، ریسک واردات را کاهش می‌دهد.
سوالات متداول
ثبت سفارش چقدر زمان می‌برد؟
بین ۳ تا ۱۰ روز کاری بسته به نوع کالا و مجوزها.
ثبت سفارش برای چه کالاهایی ضروری است؟
تقریباً برای همه کالاهای وارداتی الزامی است.
آیا می‌توان بدون کارت بازرگانی ثبت سفارش کرد؟
خیر، کارت بازرگانی الزامی است.
آیا امکان تغییر اطلاعات ثبت سفارش بعد از تأیید وجود دارد؟
در برخی موارد با درخواست بازنگری ممکن است.
اگر قصد دارید ثبت سفارش واردات کالای خود را بدون دردسر و با اطمینان کامل انجام دهید، شرکت قطعه بنیان آسمان آماده ارائه خدمات تخصصی و مشاوره رایگان به شماست.
✅ مشاوره دقیق و اختصاصی متناسب با نیاز شما
✅ انجام کلیه مراحل ثبت سفارش و پیگیری سریع آن
✅ ارائه راهکارهای بهینه برای کاهش هزینه‌ها و تسریع ترخیص کالا
برای دریافت اطلاعات بیشتر و شروع همکاری، همین حالا با کارشناسان ما تماس بگیرید یا فرم زیر را پر کنید تا در کوتاه‌ترین زمان با شما تماس بگیریم:
تلفن تماس:09122949633
ایمیل: ghetebonyanaseman@gmail.com
